なぜ全てのメールを保存するこのようなアーカイブサービスが必要なのか？
サービスを提供するにあたって検討した項目を紹介します。 　また、故意にあるいは不可抗力を装って社員が機密情報をライバル企業などに送信し続けているにもかかわらず、会社側はそれにまったく気づかず、窮地に追い込まれたケースの相談を受けたことがあります。 　企業、社員、そしてビジネスシーンで電子メールが必要不可欠なツールになればなるほど、電子メールに潜む脅威にさらされることになります。会社はこれらの脅威からどの様にして会社の資産である情報を守っていくべきでしょうか？コンピューターネットワーク時代に会社の機密を保護する第一歩は、「 電子メール利用規程 」を作成することです。取り返しのつかないことが起こる前に、企業はリスク・マネジメントの一環として、「社内コンピューター利用規程」と合わせて「 電子メール利用規程 」の策定を急ぐと同時に、 電子メールの内容と通信記録を保存・監視する方法 を確立すべきです。 　電子メールを利用する企業は皆、法的な脅威からネットワーク混雑によるダウンまでの様々な脅威に直面しているという事実を認識する必要があります。 　裁判所の判断では、 という技術の上に成り立っている手段であり、「従業員が、雇用者に対してメールをモニタしないでいてくれると期待する合理的な理由は何もない」としています。 　雇用者がメールをモニタしたことをプライバシー侵害として訴えた事例のいずれにおいても、訴えは退けられています。電子メール利用規程の有無にかかわらず、企業が従業員のメールをモニターすることはプライバシーの侵害とはならないというのが、米国では既成事実となっているといえます。 　しかし、社内で利用するメールの通信内容の全部を保存するわけですから、導入準備として、社員への事前の告知と、就業規則などの附則としてコンピュータ利用規程・電子メール利用規程を社内に整備しておく必要があると考えます。当サービスでは導入の手間を減らすため、 電子メール利用規定の雛形を無料で差し上げています。会社名を書き換えるだけで簡単に電子メール利用規定が準備できます。 ※電気通信事業法などでいう通信の秘密については、企業内メールシステムを含みません。会社が従業員に対して持つ民法上の使用者責任からすれば会社によるメールモニタリングを禁止されることは無いと考えます。 　貴社のウェブサイトに「個人情報保護方針」なるものを掲載されていますでしょうか？もちろん取得した個人情報をどの様に扱うか、流失しないようにするか、という企業が宣誓する文書ですが、情報漏洩対策を持たずして、どのようにその方針を守っていくのでしょうか？下記にご紹介するのは、個人情報漏洩事件を報じているサイトですが、立派なプライバシーポリシーを掲げながら、それが守れなかった例が沢山掲載されています。 　保存しないリスクと、保存するリスクを箇条書きにしてみました。足りない部分を埋めてご検討ください。 一般的なプロバイダの提供するホスティングサービスでは、社内から送信したメールの控えは残っていません。（※１）御社もその例に漏れてないはずです。 　アナログ時代「社内から発信する文書の内容の控えがない。」などと言う事態はあり得ませんでした。それが、なぜかインターネット・電子メールでは控えが無くとも良しとされ、あるいは駄目だとわかりながら具体的な処置が執られずに放置されてきました。 　オフィス内を見渡すと多くの社員やアルバイトが、パソコンに向かって仕事をしています。このような状況では、顧客リストを電子メールに添付して自分の個人メールアドレスに送信することは、ほんの数秒あれば簡単にできるはずです。 　経営者はただただ、そういうことが起きていないことを願う他ありませんでした。 　個人メールアドレスに顧客リストを送った社員も、特に悪いことをしているという意識を持っていないケースがほとんどです。それは、「自宅に帰ってから仕事の続きをしようと思ったから・・・」という理由があるからです。 　しかし、自宅に移動後のパソコンは無防備そのものです。万が一そのパソコンが盗難に遭えば、すぐさま個人情報漏洩事件として新聞の１面を飾ることにもままなりません。 　このような危機的な状況を理解された多数のお客様からソリューション（解決策）の提供を求められてきました。そのような背景を元に、弊社ホスティング＆セキュリティは社名の通り企業の情報漏洩を防ぐ、セキュリティーを最優先に考慮した法人専用のセキュアホスティングサービスを開始しました。 　大手、中堅企業で自社専用のEメールサーバーを設置している企業では、既に常識的に対処がなされています。当サービスはお客様専用環境サーバーにて割安にこの機能をご提供するものです。